Datenschutzerklärung
Diese Erklärung beschreibt zwei getrennte Dinge: die Verarbeitung auf dieser Website und die Verarbeitung in einer SupportPilot-Instanz, die wir für Kunden betreiben. Der zweite Teil richtet sich an Kunden und deren Endkunden; die Rollen sind dort andere.
1. Verantwortlicher
[Name und Anschrift wie im Impressum], E-Mail: hallo@meetsupportpilot.com. Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht bestellt (Schwellenwerte des § 38 BDSG nicht erreicht); Anfragen richten Sie bitte an die vorstehende Adresse.
A · Diese Website
2. Hosting und Server-Logs
Beim Aufruf dieser Website verarbeitet der Hoster automatisch technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Referrer, User-Agent) in Server-Logfiles. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren, störungsfreien Betrieb). Speicherdauer: [Aufbewahrungsdauer des Hosters eintragen]. Hoster: [Hoster + Sitz eintragen].
3. Keine Cookies, kein Tracking, keine externen Ressourcen
Diese Website setzt keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken, bindet keine externen Schriften, Karten oder Skripte ein und verwendet keine Analyse-Dienste. Der lokale Speicher Ihres Browsers (localStorage) wird ausschließlich technisch genutzt: für Ihre Sprachwahl und – falls Sie ein Konto anlegen – für die Adresse Ihrer Instanz, damit die Statusseite den Fortschritt anzeigen kann. Diese Angaben verlassen Ihren Browser nicht und sind kein Cookie im Sinne des § 25 TDDDG (technisch erforderlich für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst).
4. Kontakt per E-Mail
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Beantwortung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Löschung, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
5. Anfrage eines begleiteten Starts (Formular „Begleiteter Start")
Verarbeitet werden die von Ihnen angegebenen Daten: Name, Firma, E-Mail-Adresse, Angaben zu Postfach-Anbieter und Paketwunsch sowie ein optionaler Freitext. Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage und Anbahnung des Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Anfrage wird in unserem eigenen SupportPilot-System als Vorgang gespeichert und dort wie eine Kundenanfrage bearbeitet – einschließlich der Erstellung eines KI-Antwortentwurfs (siehe Abschnitt 11). Löschung spätestens 6 Monate nach Abschluss der Anfrage, sofern kein Vertrag zustande kommt.
6. Konto anlegen (Self-Service)
Beim Anlegen eines Kontos verarbeiten wir Firmenname, E-Mail-Adresse, die gewünschte Adresse Ihrer Instanz und das gewählte Paket. Zweck ist die Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Diese Daten werden in unserem Bereitstellungsdienst („Provisioner") gespeichert, solange das Vertragsverhältnis besteht, und danach nach Ablauf handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht. Aus diesen Daten entsteht automatisch Ihre eigene Instanz, sobald Sie beim Zahlungsdienstleister ein Zahlungsmittel hinterlegt haben; ohne hinterlegtes Zahlungsmittel wird keine Instanz erzeugt. Wählen Sie bei belegten Testplätzen die Warteliste, speichern wir Firmenname, E-Mail-Adresse und Wunsch-Adresse, bis ein Platz frei wird oder Sie die Anfrage zurückziehen, längstens 6 Monate.
Die Preis- und die Anmeldeseite fragen beim Aufruf die Zahl freier Testplätze bei unserem Bereitstellungsdienst ab. Dabei wird Ihre IP-Adresse technisch übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Interesse an einer für alle gleichen Anzeige); sie wird nicht mit einem Konto verknüpft und nur in den üblichen Server-Protokollen (Abschnitt 2) verarbeitet. Es wird kein Cookie gesetzt.
Zur Anmeldung senden wir Ihnen einen einmalig gültigen Zugangslink per E-Mail. Der Link überträgt das Zugangstoken im URL-Fragment; dieses wird technisch nicht an unseren Server übermittelt und nach dem ersten Aufruf entwertet.
7. Zahlung (Stripe)
Für Abonnements nutzen wir Stripe Payments Europe, Ltd., Irland. Kartendaten werden ausschließlich von Stripe erhoben und verarbeitet; wir erhalten keine vollständigen Zahlungsdaten, sondern nur Statusinformationen (z. B. „Zahlungsmittel hinterlegt", „Zahlung erfolgreich", Kunden- und Abonnement-Kennung). In der Testwoche wird das hinterlegte Zahlungsmittel nicht belastet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Beim Bezahlvorgang gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise von Stripe; die Zahlungsseite wird von Stripe ausgeliefert und kann eigene Cookies zur Betrugsprävention setzen. Details: Datenschutzerklärung von Stripe. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.
8. Bereitstellung der Server (Hetzner)
Die Website und die Kundeninstanzen werden auf Servern der Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen (Deutschland), betrieben. Die Verarbeitung findet in der EU statt. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
B · Ihre SupportPilot-Instanz
9. Rollen: wir sind Auftragsverarbeiter
Jeder Kunde erhält eine eigene, technisch getrennte Instanz mit eigener Datenbank; ein Datenbestand wird nie mit anderen Kunden geteilt. Für die dort verarbeiteten Support-Daten (E-Mails der Endkunden, Wissensdatenbank, Konfiguration, Protokolle) ist der Kunde Verantwortlicher; wir verarbeiten diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit technischen und organisatorischen Maßnahmen ist Bestandteil des Onboardings.
10. Zugangsdaten des Postfachs
Um E-Mails abzurufen und Antworten zu versenden, meldet sich SupportPilot am Postfach des Kunden an – wie ein E-Mail-Programm, ohne DNS-Änderung. Die dafür nötigen Zugangsdaten gibt der Kunde in seiner eigenen Instanz ein. Sie werden dort verschlüsselt gespeichert (AES-basiertes Verfahren, Schlüsselmaterial getrennt von der Datenbank in der Server-Umgebung) und ausschließlich für Abruf und Versand verwendet. Sie werden über die Verwaltungsoberfläche nie wieder ausgegeben und nicht an uns übertragen.
11. KI-Verarbeitung von Anfrageinhalten
Zur Erstellung von Antwortentwürfen werden Inhalte der Anfrage sowie passende Ausschnitte der Wissensdatenbank an einen KI-Anbieter übermittelt. Vor jeder Übermittlung werden Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Postadressen, Bankverbindungen und Geburtsdaten durch Platzhalter ersetzt (Pseudonymisierung, Art. 4 Nr. 5 DSGVO); die Zuordnung verbleibt ausschließlich in der Instanz des Kunden und wird nicht gespeichert. Die dafür eingesetzte Erkennung läuft auf unseren Servern in Deutschland, kein weiterer Dienstleister ist beteiligt. Standardweg zum Modell ist OpenRouter Inc. als Vermittler zum jeweiligen Modellanbieter, mit der Vorgabe, dass nur Anbieter beteiligt werden, die Eingaben weder speichern noch zum Training nutzen; der konkrete Anbieter ist pro Instanz konfigurierbar, ein EU-Modus mit ausschließlich in der EU betriebenen Modellen ist auf Anfrage möglich. Übertragen wird nur der pseudonymisierte, für den Entwurf nötige Inhalt. Als intern klassifizierte Wissenseinträge und interne Vermerke sind technisch vom Kundenkontext ausgeschlossen. Jeder Entwurf hält in der Instanz fest, welche Angaben ersetzt wurden („Modell-Sicht"). Eine Nutzung der übermittelten Inhalte zum Training der Modelle findet nach den Bedingungen der eingesetzten Anbieter nicht statt. Rechtsgrundlage im Verhältnis zum Endkunden: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO, verantwortlich ist der Kunde. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt: Entwürfe werden von Menschen freigegeben; wo Automatik aktiviert ist, bleibt sie auf unkritische Kategorien beschränkt und jederzeit widerrufbar.
12. Speicherdauer und Löschung in der Instanz
Der Kunde bestimmt die Aufbewahrungsdauer selbst (Einstellung „Aufbewahrung"); abgeschlossene Vorgänge werden danach automatisch gelöscht. Auf Anforderung des Kunden können einzelne Betroffene ausgewertet und gelöscht werden (Auskunfts- und Löschfunktion in der Instanz). Innerhalb von drei Tagen nach Vertragsende wird die Instanz einschließlich aller gespeicherten Daten gelöscht; Sicherungskopien werden spätestens 14 Tage danach überschrieben.
C · Ihre Rechte
13. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Betrifft Ihre Anfrage Daten in der Instanz eines unserer Kunden, leiten wir sie unverzüglich an diesen Kunden als Verantwortlichen weiter.
14. Beschwerderecht
Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
Stand: September 2026.