Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von SupportPilot als Software-as-a-Service. Sie richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB.

VOR VERÖFFENTLICHUNG PRÜFEN: Diese Fassung ist ein sachlich vollständiger Entwurf, der die tatsächlich gebaute Funktionsweise beschreibt (Zahlungsmittel vor Bereitstellung, entgeltfreie Testwoche, begrenzte Testplätze mit Einrichtungsgebühr, Draft-Only-Phase, Overage, Löschung bei Kündigung). Vor dem ersten zahlenden Kunden anwaltlich prüfen lassen, insbesondere §§ 2, 3, 6, 8, 9.

§ 1 Vertragsgegenstand

Der Anbieter stellt dem Kunden eine gehostete Instanz der Software SupportPilot zur Verfügung. Die Software liest E-Mails aus dem vom Kunden benannten Postfach, erstellt Antwortentwürfe und versendet freigegebene Antworten über dieses Postfach. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung auf der Website zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses.

§ 2 Vertragsschluss, Testwoche und Bereitstellung

Der Vertrag kommt zustande, sobald der Kunde über den Zahlungsdienstleister ein gültiges Zahlungsmittel hinterlegt hat. Die Instanz wird erst danach erzeugt; eine Bereitstellung ohne hinterlegtes Zahlungsmittel findet technisch nicht statt. Die Bereitstellung erfolgt in der Regel innerhalb weniger Minuten.

Die ersten sieben Tage ab Bereitstellung sind entgeltfrei („Testwoche"). Das monatliche Entgelt des gewählten Pakets wird erstmals am achten Tag fällig, sofern der Kunde nicht vor Ablauf der Testwoche gekündigt hat. Bei Kündigung innerhalb der Testwoche fällt kein Entgelt an; die Instanz wird gemäß § 5 gelöscht. Der Anbieter weist den Kunden spätestens drei Tage vor Ablauf der Testwoche per E-Mail auf das bevorstehende Ende hin.

Die entgeltfreie Testwoche ist auf eine begrenzte Zahl gleichzeitig laufender Testinstanzen beschränkt („Testplätze"). Die Zahl freier Testplätze wird auf der Preis- und Anmeldeseite für alle Interessenten gleich angezeigt. Sind keine freien Testplätze verfügbar, kann der Kunde wählen, ob er auf eine Warteliste gesetzt wird oder die Instanz gegen eine einmalige Einrichtungsgebühr in der angezeigten Höhe sofort bereitgestellt wird. Die Einrichtungsgebühr wird mit dem ersten monatlichen Entgelt verrechnet; kündigt der Kunde innerhalb der Testwoche, verbleibt sie beim Anbieter. Kann eine Instanz aus technischen Gründen nicht bereitgestellt werden, erstattet der Anbieter eine geleistete Einrichtungsgebühr vollständig.

§ 3 Entwurfsphase und Freigabe

In der Testwoche erstellt die Software ausschließlich Entwürfe; ein Versand an Endkunden findet nicht statt. Der Kunde entscheidet danach, ob und in welchem Umfang Antworten versendet werden. Automatischer Versand ist optional, pro Kategorie einstellbar und jederzeit widerrufbar. Der Kunde bleibt für den Inhalt versendeter Antworten verantwortlich.

§ 4 Preise, Volumen und Mehrverbrauch

Es gelten die auf der Preisseite genannten Pakete mit dem dort angegebenen monatlichen Entgelt und der enthaltenen Anzahl verarbeiteter E-Mails. Über das enthaltene Volumen hinaus verarbeitete E-Mails werden nach dem ausgewiesenen Mehrverbrauchspreis abgerechnet. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus über den Zahlungsdienstleister Stripe, erstmals nach Ablauf der Testwoche.

Bleibt ein fälliges Entgelt aus, erinnert der Anbieter den Kunden per E-Mail. Ist die Zahlung 14 Tage nach Fälligkeit nicht eingegangen, wird der Zugang zur Instanz gesperrt: Es werden keine E-Mails mehr abgeholt, keine Entwürfe erstellt und keine Antworten versendet; die gespeicherten Daten bleiben erhalten. Mit Zahlungseingang wird die Instanz unverzüglich wieder freigeschaltet. Ist die Zahlung 30 Tage nach Fälligkeit nicht eingegangen, gilt der Vertrag als zum Ende dieses Tages gekündigt; die Löschung richtet sich nach § 5.

§ 5 Laufzeit und Kündigung

Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Seiten zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats gekündigt werden. Die Kündigung erfolgt über das Kundenportal des Zahlungsdienstleisters oder in Textform. Innerhalb von drei Tagen nach Vertragsende wird die Instanz einschließlich aller Daten gelöscht; Sicherungskopien werden spätestens 14 Tage danach überschrieben. Der Kunde kann seine Wissensbasis jederzeit selbst exportieren; ein Export nach Vertragsende ist nur möglich, solange die Löschfristen noch nicht abgelaufen sind.

§ 6 Verfügbarkeit

Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit von 99 % im Monatsmittel an, gemessen an der Erreichbarkeit der Instanz. Ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster sowie Störungen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat, insbesondere Ausfälle beim Hoster, beim Postfach-Anbieter des Kunden oder bei eingesetzten KI-Anbietern. Fällt der KI-Anbieter aus, arbeitet die Instanz eingeschränkt weiter: E-Mails werden weiterhin empfangen und gespeichert, es entstehen jedoch keine Entwürfe. Ein Verlust eingehender E-Mails ist dadurch ausgeschlossen.

§ 7 Pflichten des Kunden

Der Kunde stellt die Zugangsdaten des Postfachs bereit und sorgt dafür, dass er zu deren Nutzung berechtigt ist. Er benennt eine verantwortliche Person für die Freigabe von Antworten und pflegt die Wissensbasis. Der Kunde stellt sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten seiner Endkunden auf einer Rechtsgrundlage beruht; insoweit ist er Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

§ 8 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Der Anbieter verarbeitet die in der Instanz gespeicherten Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO wird mit Vertragsschluss geschlossen und ist Bestandteil dieser Bedingungen. Einzelheiten zu Empfängern, Speicherdauern und eingesetzten Unterauftragsverarbeitern enthält die Datenschutzerklärung.

§ 9 Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet er nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden, höchstens auf das für zwölf Monate gezahlte Entgelt. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt. Für Inhalte maschinell erzeugter Entwürfe haftet der Anbieter nicht; die Freigabe und damit die inhaltliche Verantwortung liegt beim Kunden.

§ 10 Änderungen dieser Bedingungen

Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gelten die Änderungen als angenommen; auf diese Folge wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen. Im Fall des Widerspruchs kann jede Seite zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen.

§ 11 Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand ist, soweit zulässig, der Sitz des Anbieters. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Stand: September 2026.