E-Mail-Support für den Mittelstand
Jede Kundenmail kommt mit fertiger Antwort an.
SupportPilot liest Ihr Support-Postfach mit, schlägt die Buchung oder Bestellung in Ihrem System nach und legt die Antwort fertig formuliert daneben. Ihr Team prüft und sendet – gesucht, nachgeschlagen und getippt hat schon die Maschine. Nur das letzte Wort bleibt, wo es hingehört: Ohne Freigabe verlässt keine Mail das Haus.
Karte hinterlegen · 7 Tage nur Entwürfe, 0 € · dann ab 99 €/Monat, in der Woche kündbar ohne Kosten · keine DNS-Änderung
Warum das kein Chatbot ist ↓
„Guten Tag, wir kommen heute erst gegen 22:00 Uhr an. Ist der Check-in dann noch möglich?“
liest · prüft
„Sehr geehrte Frau Meier, ein Check-in um 22:00 Uhr ist problemlos möglich. Wir freuen uns auf Sie.“
Ihr nächster Montag
Das Postfach ist voll. Der Schreck ist weg.
Statt eines vollen Posteingangs
Eine Liste von Vorgängen mit fertigen Entwürfen. Jeder zeigt, worauf er sich stützt: welche Hausregel, welche Buchung, wie sicher sich das System ist. Ihre Mitarbeiterin liest von oben nach unten und gibt frei.
Statt „Wo war noch mal die Regel?“
Die Hausregel steht im Entwurf, mit Herkunft. Auch die Aushilfe im zweiten Monat antwortet so, wie Sie es seit Jahren tun – ohne dass jemand sie unterbricht und fragt.
Statt „Das mache ich heute Abend“
Das Postfach ist vor dem Feierabend leer, weil Antworten schreiben nicht mehr der Engpass ist. Was schwierig ist, bleibt bei Ihnen – und ist als solches markiert.
Aus 800 Mails im Monat: zwei bis drei Arbeitstage statt zehn bis siebzehn
Beispielrechnung wie auf der Preisseite: 800 Support-Mails im Monat, 6–10 Minuten pro Antwort heute, 1–2 Minuten mit fertigem Entwurf · Blau: heute · Amber: mit SupportPilot
Beispielrechnung · Ihre echten Zahlen nach der Testwoche auf der Usage-Seite
Wahrscheinlich haben Sie das schon versucht
Und es ist aus guten Gründen gescheitert
Wer heute nach einer Lösung fürs Support-Postfach sucht, hat meistens schon etwas hinter sich. Die vier häufigsten Enttäuschungen – und was SupportPilot anders macht, damit sie sich nicht wiederholen:
Der Chatbot hat etwas erfunden – und Sie mussten sich entschuldigen
Deshalb behauptet SupportPilot nichts, was es nicht belegen kann. Jeder Entwurf führt seine Quellen mit: Hausregel, Buchungssatz, Bestellnummer. Findet das System den Vorgang nicht, fragt der Entwurf freundlich nach – statt zu raten. Und ein zweiter, unabhängiger Prüfschritt bewertet jeden Text, bevor ihn ein Mensch sieht.
Das Tool wollte saubere Daten, die es bei Ihnen so nicht gibt
SupportPilot startet mit dem, was da ist: Ihre Website wird analysiert, Ihre Hausregeln laden Sie als einfache Textdatei hoch – so, wie sie heute im Wiki oder im Kopf stehen. Die Anbindung an Buchungs- oder Warensystem ist ein späterer, optionaler Schritt, keine Startbedingung.
Die Einführung wurde ein IT-Projekt, das nie fertig wurde
Hier meldet sich ein Programm an Ihrem bestehenden Postfach an – wie Outlook auf einem neuen Rechner. Kein MX-Eintrag, kein SPF, keine DNS-Änderung, keine Migration, keine neue Software, die Ihr Team lernen muss.
Sie haben denselben Fehler fünfzigmal korrigiert
Eine Korrektur genügt: merke: Hunde sind auf Anfrage erlaubt im Ticket-Kommentar wird zu einer dauerhaften Regel, die in der Wissensbasis auffindbar bleibt. Was Ihr Team einmal beibringt, muss es nicht wieder beibringen.
Der Schattenmodus
Erst mitlesen. Dann mitschreiben. Senden erst, wenn es sich verdient hat.
Andere Systeme werden scharf geschaltet und schreiben ab Tag eins an Ihre Kunden. SupportPilot startet im Schattenmodus: Es sieht jede Anfrage, formuliert die Antwort, die es senden würde – und sendet nichts. Ihre Mitarbeiter vergleichen sieben Tage lang mit dem, was sie selbst geschrieben hätten.
Sie kaufen also kein Versprechen, sondern prüfen einen Bewerber bei der Probearbeit: an Ihren eigenen Mails, bevor Geld fließt und bevor ein Kunde etwas davon merkt.
Automatik wird verdient, nicht eingestellt
Auch nach der Testwoche versendet SupportPilot nichts von allein. Wenn Sie so weit sind, geben Sie Automatik einzeln pro Kategorie frei – und das System prüft selbst, ob die Kategorie eine Erfolgsbilanz durch menschliche Hände hat.
| ✓ | Tageslimit und Undo-Fenster vor jedem Versand |
| ✓ | Abschaltautomatik, wenn sich Korrekturen häufen |
| ✕ | Geld, Beschwerden, Rechtliches: dauerhaft beim Menschen |
Ab Werk: Versand aus
Sieben Tage mitlesen – und null Mails versendet
Blau: Entwürfe pro Tag (beispielhaft) · Amber: automatisch versendete Mails – in der Testwoche technisch gesperrt
Schattenmodus · Entwürfe beispielhaft · Versand: Produkt-Default „aus“
Der Ablauf
Drei Schritte, die Ihr Team jeden Tag spürt
Mail wird Vorgang
Eingehende E-Mails landen als Tickets im richtigen Faden – auch Antworten auf alte Mails, auch ohne Ticketnummer im Betreff.
Entwurf aus echten Daten
Das System zieht Buchung, Bestellung oder Vertrag aus Ihrem System und schreibt eine Antwort in Ihrem Ton. Was es nicht belegen kann, behauptet es nicht.
Mitarbeiter entscheidet
Lesen, gegebenenfalls anpassen, mit einem Klick senden. Automatischer Versand nur, wenn Sie ihn pro Kategorie ausdrücklich freischalten – Geld- und Rechtsfragen nie.
Ihre Alternativen
Sie haben vier andere Möglichkeiten. Alle vier kosten Sie mehr.
Nicht, weil die anderen Wege schlecht wären – sondern weil sie für ein volles Support-Postfach im Mittelstand den falschen Preis haben.
| Weg | Was er Sie wirklich kostet | Mit SupportPilot |
|---|---|---|
| Jemanden einstellen | Ein volles Gehalt, Recruiting, Einarbeitung – und wenn die Person geht, geht das Wissen mit. | Ein Bruchteil davon im Monat. Das Wissen bleibt in einer Wissensbasis, die Ihnen gehört und die Sie als Datei exportieren können. |
| Chatbot auf der Website | Kennt nur, was auf der Website steht, rät bei Buchungen und redet vor Publikum. Ein Fehler ist öffentlich. | Arbeitet im Postfach, das Sie ohnehin nutzen, auf echten Daten aus Ihrem System – und spricht nie ungeprüft mit einem Kunden. |
| Neues Ticketsystem | Migration, Schulung, neue Oberfläche für alle. Am Ende sind die Mails sortiert, aber immer noch nicht beantwortet. | Legt sich hinter das bestehende Postfach. Ihre Mitarbeiter arbeiten weiter wie bisher, nur kommen die Antworten schon geschrieben an. |
| ChatGPT von Hand | Jede Mail kopieren, Kontext erklären, Antwort zurückkopieren. Ohne Buchungsdaten, ohne einheitlichen Ton, ohne Protokoll. | Zuordnung, Nachschlagen und Tonalität passieren automatisch. Jede Entscheidung steht im Audit-Log. |
| So weitermachen | Abende, Wochenenden, langsamere Antworten – und die Fehler, die man um 22 Uhr macht. | In einer Woche an Ihren eigenen Mails sichtbar, ohne Risiko: Es wird ja nichts versendet. |
Einfacher Start
Verbunden wie ein Mailprogramm, nicht wie ein IT-Projekt
SupportPilot meldet sich an Ihrem bestehenden Support-Postfach an – wie Outlook auf einem neuen Rechner. Kein MX-Eintrag, kein SPF, keine DNS-Änderung, kein Umzug.
Was Sie brauchen
| 1 | Zugangsdaten Ihres Support-Postfachs (App-Passwort) |
| 2 | Ihre Hausregeln als Textdatei – oder wir lesen sie von Ihrer Website |
| 3 | Lesezugriff auf Buchungs- oder Warendaten (nur lesen, nie schreiben) |
Was Sie nicht brauchen
| ✕ | DNS- oder Domain-Änderungen |
| ✕ | Neue Software für Ihre Mitarbeiter im Alltag |
| ✕ | Ein IT-Projekt mit Lastenheft |
Kontrolle
Vertrauen ist hier eine technische Eigenschaft
Jede Zusage auf dieser Seite hat eine Stelle im Code, die sie durchsetzt. Nichts davon ist eine Hausregel, an die sich ein Sprachmodell freundlicherweise halten soll.
Kosten mit Deckel
Sie setzen ein monatliches Limit. Ist es erreicht, entstehen Entwürfe regelbasiert weiter – es geht keine Mail verloren, und die Rechnung wächst nicht.
Wie sich die Preise zusammensetzen →
Planbar
Manipulationsversuche laufen ins Leere
Versucht eine Mail, die KI umzuprogrammieren („ignoriere deine Anweisungen…“), erkennt das ein Prüfschritt im Code. Solche Vorgänge gehen immer an einen Mitarbeiter.
Geprüft im Code
Internes bleibt intern
Interne Vermerke und Arbeitsanweisungen sind auf Datenbank-Ebene vom Kundenkontext getrennt. Sie können in keiner Kundenmail auftauchen – technisch, nicht organisatorisch.
Getrennt auf DB-Ebene
Lernen im Alltag
Ihr Team erzieht das System nebenbei
Ein Kommentar im Ticket genügt: merke: Hunde sind auf Anfrage erlaubt – und die Regel gilt ab sofort für alle künftigen Entwürfe. Jede gelernte Regel erscheint in der Wissensdatenbank, wartet dort auf Freigabe und bleibt auffindbar.
Nach ein paar Wochen steht dort etwas, das es vorher nirgends gab: das Wissen Ihres Hauses, aufgeschrieben, durchsuchbar und exportierbar. Auch dann, wenn die Kollegin geht, die es im Kopf hatte.
Einmal merke: – danach kommt derselbe Fehler nicht wieder
Korrekturen desselben Fehlers pro Woche, schematisch · Grau: Chatbot oder Makro ohne Lernschleife · Amber: SupportPilot – die Korrektur wird eine Regel in der Wissensbasis
Lernschleife · schematisch, keine Messwerte · gelernte Regeln warten auf Freigabe (Governance-Gate)
Bevor Sie fragen
Die Einwände, die man nicht gern laut stellt
Unser Geschäft ist zu speziell für so etwas.
Unsere Daten sind ein Chaos. Müssen wir erst aufräumen?
Meine Mitarbeiter wollen kein weiteres Tool lernen.
Was, wenn es Unsinn schreibt und ich dafür haften muss?
Wir sind zu klein für KI.
Woher weiß ich, dass es bei uns funktioniert?
Lassen Sie es eine Woche Probe schreiben
7 Tage lang schreibt SupportPilot Entwürfe zu Ihren echten Anfragen – versendet wird nichts, berechnet wird nichts. Ihre Mitarbeiter vergleichen mit dem, was sie selbst geschrieben hätten. Am achten Tag entscheiden Sie mit Zahlen statt mit Bauchgefühl.
Keine DNS-Änderung · kein Versand in der Testwoche · Karte hinterlegt, 0 € bis Tag 7 · monatlich kündbar · lieber erst sprechen?